Wie sollte eine Fördermittelberatung idealtypisch ablaufen?

Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH

Natürlich ist jeden Fördermittelberatung individuell, aber in unserer Beraterpraxis hat sich folgender Rahmen bestens bewährt:

Wie sieht der Prozess im Idealfall aus?

Ein Unternehmer, Selbständiger oder Freiberufler plant ein Projekt, das mit Informationstechnologie, Digitalisierung, Hardware, Software, Webseiten, Onlineshops, digitalen Geschäftsprozessen zu tun hat. In der heutigen Geschäftswelt dürfte das nahezu jedes Projekt sein, da es einen oder mehrere dieser Bereiche mindestens berührt.

Schritt 1: Projektskizze
Im Idealfall skiziert der Unternehmer die Ziele des Projektes und schreibt alle Aspekte erstmal stichpunktartig auf, die in diesem Projekt aus seiner Sicht tangiert werden. Damit ist sein Vorhaben aus seiner Perspektive bestmöglich umrissen.

Schritt 2: Dokument-Sammlung
Auch wenn es auf den ersten Blick merkwürdig erscheinen mag, ist meine klare Empfehlung, das Sie in diesem Schritt alle schnell findbaren Dokumente z.B. Angebote, Rechnungen, Konzepte die – spruchreif oder nicht – mit IT, Software, Hardware, Telekommunikation, Sicherheit und Marketing zu tun haben zusammentragen. Warum? Weil dadurch in den unseren bisherigen Fördermittel-Projekten immer neue Ideen, Perspektiven auf den Tisch kamen und ein umfassenderes Fördermittelprojekt entwickelt und höhere Fördersummen als Zuschüsse erreicht werden konnten. Sie helfen dabei, die Perspektive zu erweitern, um ein möglichst umfassendes Bild von allen Aspekten zu gewinnen.

Beispiel: Ich möchte Ihnen das an einem Beispiel schildern. In der vergangenen Woche war ich bei einem Garten- und Landschaftsbau-Unternehmen, das plante, seine Baustellenleiter mit Tablets auszustatten. Problem: Die reine Anschaffung von Tablets ist nicht förderbar. Ist damit ein Fördermittelzuschuß unmöglich? Auf den ersten Blick lautet die Antwort ja. Aber schauen wir uns das Projekt „Einführung von Tablets für die Baustellenleiter“ mal genauer an. Zunächst müssen die Tablets beschafft werden. Dann müssen die für die Baustellenleiter wichtigen Apps (Software) besorgt und installiert werden. Um unabhängig von Zeit und Raum wirklich arbeiten zu können, müssen SIM-Karten besorgt, aktiviert, eingebaut und getestet werden. Vorher müssen entsprechende Verträge abgeschlossen werden. Im Idealfall sollten alle Zugänge, Verträge, Parameter sauber dokumentiert werden. Die Verbindung ins Firmennetzwerk muss eingerichtet werden. Nicht zu vergessen: IT-Sicherheit und Datenschutz. Externe Partner wie z.B. Systemhäuser richten diese Systeme dann ein und erbringen Dienstleistungen. Und mit einem Mal war das Thema „Fördermittel“ wieder hochrelevant, denn viele dieser Aspekte sind förderfähig.

Schritt 3: Beratung über Fördermittel

Da sich die meisten Unternehmer noch nicht oder nicht intensiv genug mit Födermitteln beschäftigt haben, „holen wir unseren Kunden nun erstmal dort ab, wo er gerade steht“ , erklären ihm die Grundlagen der Fördermittel und die Intentionen der Fördermittelgeber. Wir klären darüber auf, welche Leistungen gefördert werden und welche Fördermittel es gibt, die auf die individuelle Situation passen könnten. Dann erklären wir, wie die grundsätzlichen Abläufe sind und worauf in welchen Phasen zu achten ist.

Zum Beispiel sehen wir relativ oft, das viele IT-Leistungen im Unternehmen selbst erbracht werden. Jedoch sind diese dann nicht förderfähig! Werden dieselben Leistungen an einen externe Dienstleister vergeben, dann sind sie es auf einmal – und sogar bis zu 50%. Hinzu kommt, das die die externen Spezialisten oft auch schneller und besser, weil sie diese konkreten Leistungen viel häufiger erbringen. Darüber hinaus können Sie die internen IT-Experten dann für andere Anliegen einsetzen, gewinnen also Ressourcen.

Nach dieser Beratung wissen Sie, ob und für welche Bereiche und Themen Fördermittel funktionieren. Jetzt kennen Sie auch die genauen Abläufe, Stolperfallen und „NoGo’s“. Sollten Sie Vorbehalte oder Ängste gegenüber Fördermitteln gehabt haben (siehe dazu auch Beitrag 2 dieser Reihe auf unserer Website), dann sind diese spätestens jetzt verschwunden, alle offenen Fragen geklärt und Sie haben Klarheit und Sicherheit über das weitere Vorgehen.

Schritt 4: Identifikation der passenden Fördermittelprogramme

Dann schauen wir gemeinsam, welche Leistungen in welches Fördermittel-Programm passen. Dabei haben wir sowohl Ihre Ziele als Unternehmer als auch die Intentionen der Fördermittelgeber im Auge. Je besser beide übereinstimmen, und da bedarf es wie schon erwähnt meist nur eines anderen Blickwinkels und einer besseren Formulierung, je größer ist die  Wahrscheinlichkeit einer Fördermittelzusage.

Schritt 5: Entscheidung

Jetzt sind Sie als Unternehmer in der Lage, eine Entscheidung zu treffen, ob Sie Fördermittel für sich nutzen möchten oder nicht. Wenn Ihre Antwort „Ja“ lautet, dann ist der nächste Schritt nun die genaue Konzeption der Fördermittel für Ihr konkretes Vorhaben/Projekt.

Schritt 6: Fördermittelkonzeption

Das Wichtigste an der Fördermittelkonzeption ist, Ihr konkretes Vorhaben nun in die richtigen Förderschubladen zu legen, das Projekt detailliert zu beschreiben und mit Blick auf die Intentionen der Fördermittelgeber zielführende Fomulierungen zu finden. Jetzt holen wählen wir potentiell passende Dienstleister aus, holen bereits mit einem klaren Briefing (Pflichtenheft) Angebote ein, vergleichen und bewerten diese und legen den Kostenrahmen für das Gesamtprojekt fest – alles so frühzeitig wie möglich. Gemeinsam mit Ihnen definieren wir die Meilensteine und legen Termine und Verantwortlichkeiten fest.

Der nächste Schritt ist nun die Fördermittelbeantragung, der wir uns in einem weiteren Beitrag widmen.

Was sind die wichtigsten Erkenntnisse/Tipps?

  1. Seien Sie bereit, in die Beratung zu investieren. Die Erkenntnisse daraus lohnen sich immer, selbst wenn es nicht zu einem sofortigen Fördermittelprojekt kommen sollte.
  2. Wenn Sie sich nicht selbst täglich mit Fördermitteln beschäftigen, dann ziehen Sie bitte in jedem Fall einen qualifizierten Fördermittelberater hinzu, also einen, der sich möglichst seit Jahren sowohl intensiv mit Fördermitteln beschäftigt als auch mit der fachlichen Thematik auskennt. Unsere Empfehlung: Bei Digitalisierungsvorhaben sollte Ihr Fördermittelberater selbst IT-Dienstleister sein, mindestens aber einen entsprechenden Hochschulabschluss haben oder über jahrelange Erfahrung aus mindestens 20 vergleichbaren Projekten verfügen.
  3. Binden Sie Ihren Fördermittelberater bitte so früh wie möglich, d.h. bereits bei den ersten Ideen, mit ein.
  4. Seien Sie offen, haben Sie Vertrauen. Je genauer der Berater Ihre Anliegen kennt, je besser wird das Ergebnis, je größer der Umfang der geförderten Projekte, je höher die Fördersumme sein – und „das Projekt wird glatter durchlaufen.“
  5. Nehmen Sie zu Beginn die Ist-Situation mit Ihrem Berater auf und analysieren Sie diese. Das hilft enorm weiter.
  6. Gehen Sie nie mit einem fertigen Konzept zu einem Fördermittel-Berater und erwarten  dann von ihm, das er es in irgendein Fördermittelprogramm reinpresst. Das funktioniert nicht. Und: Ein guter Fördermittelberater lehnt das von Anfang an ab.
  7. Erarbeiten Sie das Konzept gemeinsam mit dem Berater. Denn viele Vorhaben funktionieren nur, wenn sie in den richtigen Kontext gebracht werden. Unserer Erfahrung nach sind dann über 80% der an uns herangetragenen Anliegen förderbar.
  8. Seien Sie als Unternehmer genauso verbindlich und zuverlässig, wie Sie es zu Recht von Ihrem Fördermittelberater erwarten. Sie bilden eine Zweckgemeinschaft. Und Gemeinschaft funktioniert nur, wenn jeder seinen Teil dazu beiträgt. Liefern Sie die vereinbarten Zuarbeiten pünktlich ab, halten Sie bitte Beratungstermine ein – in Ihrem eigenen Interesse. Denn ein Verschieben der Termine nach hinten bringt meist Probleme mit sich, da es für die Fördermittel-Programme auch Laufzeiten und Fristen gibt. Unter Umständen ist die dann bereits getane Arbeit vergeblich, da sich die Rahmenbedingungen in der Zwischenzeit geändert haben, was sehr schade wäre.
  9. Bitte seien Sie auch in diesem Punkt ehrlich: Sagen Sie bitte auch ganz offen, falls das Budget für die Beratung gerade nicht da ist. Denn die Leistung muss in jedem Falle erst bezahlt werden, bevor der Zuschuss erstattet wird. Je offener und verbindlicher Sie agieren, je eher findet sich dann auch dafür eine Lösung.

Meine persönliche Bitte:
Aus meiner Sicht ist das Schlimmste, was passieren kann, das der Berater genau das macht, was der Kunde ihm sagt. Denn dann wird immer Potential verschenkt – weil nicht alle Aspekte vorher auf den Tisch kommen, weil der Unternehmer naturgemäß nicht den ganzen Fördermittelhorizont kennen kann. Und was viele nicht wissen: Fördermittel aus einem Fördermitteltopf gibt es nur einmal! Wird nicht gleich das gesamte Potential berücksichtigt, werden Fördermittel verschenkt. Ein nochmaliger Antrag im gleichen Fördermittelprogramm wird immer abgelehnt! Es ist also extrem wichtig, gleich den 360°-Blick zu haben. In der Praxis ist es ein häufig anzutreffendes Problem: Der Unternehmer meint, ‚wir starten erstmal mit einem kleinen Projekt und dann schauen wir mal, wie es läuft. Und wenn es gut läuft, dann starten wir richtig durch.‘ Dann ist die Chance auf das gesamte Potential des Fördermittel-Programms bereits vertan, da es eben nicht nochmal beantragt werden kann. Machen Sie bitte diesen Fehler NICHT!

Deshalb gestatten Sie mir meinen abschließenden Appell: Vertrauen Sie Ihrem Fördermittelberater. Seien Sie offen, zuverlässig und verbindlich und betrachten Sie von Anfang an alles aus der 360°-Perspektive, damit Ihr Fördermittelkonzept auch den maximal möglichen Zuschuss bewirkt. 

Sie haben Fragen?
Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02

Herzlichst
Ihr Sebastian Krampe

Kontaktdaten:
Sebastian Krampe
IT-Sachverständiger und Fördermittelexperte
Telefon 02922 889 41 02
beratung@next-butler.de