Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH
Häufig werden wir von unseren Kunden gefragt, wie das denn mit der Auszahlung der Fördermittel/Zuschüsse funktioniert bzw. wann diese ausgezahlt werden. Um alles Wissenswerte dazu soll es heute in unserem Beitrag gehen.
Was vielen Fördermittelempfänger häufig vergessen ist, dass die Zuschüsse in der Regel erst nach Beendigung des Vorhabens ausgezahlt werden. Es muss daher von Anfang an einkalkuliert werden, wie lange das Vorhaben dauern kann, bis es abgeschlossen ist. Dazu gehört auch, dass alle Rechnungen vorliegen, der Verwendungsnachweis und alle anderen erforderlichen Unterlagen erstellt, zusammengestellt und beim Fördermittelgeber eingereicht wurden. Dort werden nun alle Angaben geprüft und wenn alles korrekt ist, der Auszahlungsbescheid geschickt.
Deshalb kalkulieren Sie bitte in Ihrer Liquiditätsplanung immer mit dem gesamten Zeitraum vom Einreichen des Fördermittelantrages bis zur voraussichtlichen Auszahlung des Zuschusses und planen Sie bitte Puffer mit ein – zu Ihrer eigenen Sicherheit. Wir empfehlen unseren Kunden sogar, das Projekt von der wirtschaftlichen Lage her immer so zu planen, dass sie es zur Not auch ohne Fördermittel schaffen können. Denn eine Garantie für die Bewilligung und Auszahlung gibt es rein rechtlich nicht. Allerdings werden gründlich vorbereitete, vollständige und korrekte Fördermittelanträge so gut wie immer bewilligt und der Zuschuss nach Bearbeitung und Prüfung der korrekt erstellten und eingereichten Unterlagen auch gezahlt. Eigentlich gibt es nur einen Grund, warum ein korrekter Antrag nicht bewilligt wird: wenn der Fördertopf bereits leer ist und andere schneller waren.
Häufigste Fragen:
- Wann kommen die Zahlungen?
Gar nicht selten rufen ungeduldige Kunden an und fragen nach: „Wann kommen denn die Zahlungen?“ Aber: Eine Aussage, wann das Geld kommt, gibt es grundsätzlich nicht! Wenn, dann erhalten Sie lediglich Informationen zum aktuellen Bearbeitungsstand, die dann so oder so ähnlich lauten können wie „Ist schon an der Reihe“, „Zahlungsbescheid ist zum Kunden unterwegs“ oder „Wir haben noch Rückfragen.“ Auch deshalb ist es so wichtig, vernünftig und mit ausreichend Liquiditätspuffer zu planen.
Unserer Erfahrung aus Hunderten Fördermittelprojekten ist, dass die Spannbreite der Zeiten zwischen Einreichen aller Projektunterlagen nach Abschluss des Projektes und der Auszahlung der Zuschüsse zwischen einem knappen Monat und einem guten halben Jahr liegen kann. Als einfache Faustregel gilt: Je größer der Zuschuss, je komplexer das Fördermittel-Programm, umso länger dauert die Bearbeitung und die Rückzahlung. - Wie wird denn der Zuschuss ausgezahlt?
Grundsätzlich sind im Fördermittelalltag je nach Förderprogramm folgende Modelle zu finden:
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- In den meisten Fällen wird der Zuschuss auf das Konto des Unternehmers überwiesen, nachdem alle Unterlagen geprüft wurden, es keine Rückfragen gab und alles den Vorgaben entspricht.
- Beim Fördermittelprogramm des Bundes „GoDigital“ ist es z.B. so, dass Sie als Unternehmer nur den z.B. eines Beraterhonorars an den Berater überweisen und der Zuschussanteil direkt von „GoDigital“ an den Berater überwiesen wird.
- In Einzelfällen, wie z.B. beim akuten Corona-Programm der BAFA müssen Sie als Unternehmer nicht in Vorleistung gehen oder einen Anteil zahlen, sondern die Rechnungen des Dienstleisters werden von der BAFA direkt bezahlt.
Mein wichtigster Tipp heute:
Beschäftigen Sie sich dann strategisch mit den Digitalisierungsthemen, wenn nichts akut auf dem Tisch liegt. Und reichen Sie Fördermittelanträge bereits ein, wenn Sie Projekte identifizieren und Projektziele definieren können. Wenn dann der Bewilligungsbescheid auf Ihrem Tisch liegt, können Sie in Ruhe überlegen, wofür Sie die Fördermittel konkret einsetzen wollen. So geplant können Sie Fördermittel als strategisches Instrument nutzen und sich sehr viel größere Spielräume schaffen.
Wie sieht es denn häufig in der Praxis aus, z.B. in der Zusammenarbeit mit einer Agentur oder einem Systemhaus?
- Szenario 1: Man arbeitet über viele Monate oder gar Jahre zusammen, und zwar immer dann, wenn irgendein Thema hochkocht, eine Idee entsteht, ein Anliegen akut wird – häppchenweise, Monat für Monat, oft ohne Plan. Machen Sie sich doch bitte mal die Mühe und schauen Sie sich die Rechnungen Ihrer Agentur oder Ihres Systemhaus über die letzten 12 Monate an. Sie werden erstaunt sein, welche Summen da zusammenkommen.
- Szenario 2: Und jetzt denken Sie an die nächsten 12 Monate. Sie erstellen einen Plan mit allen Aufgaben und Ideen, die Ihnen zu Digitalisierungsthemen einfallen. Sie nutzen unseren kostenlosen Expertencall und gemeinsam tragen wir alle Projektideen zusammen, identifizieren alle förderfähigen Themen und prüfen, ob sich eine Förderung für Sie lohnt. In den meisten Fällen ist das der Fall. Und jetzt beantragen wir gemeinsam dafür die optimalen Fördermittel, wickeln die Projekte ab und am Ende können Sie sich auf bis zu 80% Zuschuss freuen, einzig und allein deshalb, weil Sie sich einmal mit Fördermitteln beschäftigt haben und auch die kleinen Dinge vorausschauend betrachtet haben.
Fazit: Über einen längeren Zeitraum betrachtet kommen schnell Summen zusammen, die sogar für eine Förderung via „GoDigital“ reichen würden – und diese hat erst ab 10.000 € wirklich Sinn. Und all das fällt oft nur nicht auf, weil es keinen strategischen Plan oder keine langfristige Betrachtung gibt. Wir finden es einfach schade, wenn Unternehmer so viel Potential und Kostenreduktionen von bis zu 80% einfach verschenken. Und wie schon an anderer Stelle erwähnt: es ist im Sinne des Fördermittelgebers, Unternehmen zu stärken, wettbewerbs- und zukunftsfähiger zu machen. Deshalb heute nur eine Empfehlung: Nutzen Sie Fördermittel strategisch. Es lohnt sich. Und wenn Sie Fragen haben, nutzen Sie gerne unseren kostenlosen Expertencall (02922 889 41 02), es lohnt sich!
Allgemeine Hinweise:
- Ein Zuschuss wird im Gegensatz zum Darlehen immer erst nach dem Projekt ausgezahlt und muss nicht zurückgezahlt werden.
- Zuschüsse sind immer netto, ohne Mehrwertsteuer.
Sie haben Fragen?
Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02
Herzlichst 
Ihr Sebastian Krampe
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Sebastian Krampe
IT-Sachverständiger und Fördermittelexperte
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