Aus der Praxis: Wie ein SHK-Handwerksbetrieb sein IT-Problem löste und 50% Zuschuss erhielt (Fallstudie 4)

Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH

Ein Unternehmer aus der SHK-Innung Dresden (SHK = Sanitär, Heizung, Klima) empfahl einem Kollegen aus Nordrhein-Westfalen, sich von NEXT BUTLER beraten zu lassen, weil er seine Server und IT erneuern und wissen wollte, ob Teile seines Vorhabens förderbar sind.

Was waren die Herausforderungen in diesem Projekt?

Gar nicht selten kommt es in Digitalisierungsprojekten vor, dass sowohl die Geschäftsführung als auch die IT-Verantwortlichen wissen, das sie etwas ändern müssen – nicht aber, was genau zu tun ist. Es standen Begriffe im Raum wie Home-Office und Terminalserver, die unser Kunde wegen der Coronakrise dringend brauchen würde. Als Übergangslösung wurde TeamViewer auf allen Rechnern installiert. Aber alle Beteiligten waren unsicher, ob dies auch die richtige langfristige Lösung ist und was sie anstelle dessen einsetzen könnten.

Da sie nicht genau wußten, ob Terminalserver, Teamviewer oder etwas anderes die richtige Lösung war, holten sie auch keine Angebote dazu ein. Da keine Angebote eingeholt wurden, wußten sie nicht, wieviel Geld es kosten würde. Ohne den Kostenrahmen konnten sie nicht entscheiden, ob sich das Projekt lohnt und ob sie es sich leisten konnten. Hinzu kam die interne Erfahrung: „Wenn das irgendwie Geld kostete, dann war das meist das Aus für ein Projekt“. Sie wußten, das es eine größere Investition erfordern würde, aber auch, dass es sich, wenn sie nichts tun, in absehbarer Zeit rächen würde. Hinzu kamen die Bedenken, das Falsche zu kaufen. So „drehte sich unser Kunde im Kreis“ – bis NEXT BUTLER eingeschaltet wurde.

Hinzu kam der Glaubenssatz: „Wenn Hardware nicht gefördert wird, dann gibt es ja wahrscheinlich eh keine Möglichkeit“. Ob sich die Beratung zum Thema Fördermittel dann überhaupt lohnt? Genau aus diesem Grund haben wir bei NEXT BUTLER den kostenlosen Expertencall eingefüht, in dem wir wesentliche Fragen beantworten und prüfen, ob sich eine Beratung für den Interessenten lohnt.

Wie sind wir vorgegangen?

So haben wir auch in diesem Fall den kostenlosen Expertencall durchgeführt und gemeinsam das Potential eingeschätzt. Wir ließen uns das Geschäft kurz erklären, nahmen die Wünsche und aktuellen Sorgen auf und erfragten das Vorhaben. Mit unserer praxisbewährten Checkliste (eigener Beitrag dazu folgt in den nächsten Tagen) haben wir alle relevanten Themenbereiche systematisch erfasst und eine grobe Potentialschätzung als Entscheidungsvorlage abgegeben.

Schon nach einer halben Stunde entschied sich die Geschäftsführung, nun auch den nächsten Schritt zu gehen und beauftragte NEXT BUTLER mit der Fördermittelberatung. Wir vereinbarten schon für den nächsten Tag einen Beratungstermin via Zoom-Call, in dem wir den gesamten Rahmen abstecken wollten. Weil die Geschäftsführung unsicher war, was sie denn für ihr Vorhaben genau benötigt, haben wir die Beratung mit einer Inventarisierung begonnen und dabei die groben Schwachstellen ausfindig gemacht. Wir ermittelten, was die Vor- und Nachteile einer normalen Serverlösung im Vergleich zur Terminalserverlösung sind. Im Anschluss an dieses einstündige Beratungsgespräch schickten wir unserem Kunden per Mail eine Vorlage zur Weitergabe an seinen IT-Dienstleister und seine Agentur und banden diese später auch telefonisch mit ein.

In unserem zweiten Beratungsgespräch wußten wir dann bereits, was genau gebraucht wird, ermittelten, was davon förderfähig ist und wie groß der Kostenrahmen insgesamt ausfallen wird.

Im Anschluß stellten wir wie immer ergänzenden Fragen und schälten so zwei weitere Themen heraus:

  1. Online-Marketing: hier wurde demnächst eine 4-stellige Rechnung erwartet.
  2. Branchensoftware: hier standen eine Modulerweiterung und eine entsprechende Schulung der MitarbeiterInnen an.

Für die Förderung ist es fast immer entscheidend, auf den ersten Blick große Projekte in mehrere kleinere Projekte zu zerlegen und dann zu schauen, wie sie förderbar sind. So erarbeiteten wir innerhalb einer zweiten Stunde Telefonberatung ein Gesamtkonzept mit einem förderfähigen Volumen von insgesamt ca. 30.000 EUR und einem Zuschusspotential von ca. 15.000 EUR. Als die für diesen Zweck optimalen Fördermittelprogramme ermittelten wir die beiden vom Bund finanzierten Programme „GoDigital“ und „BAFA“. Wir beantragten 2 x 3.000 EUR (BAFA) und 1 x 24.000 EUR (GoDigital), alle mit der Aussicht auf 50%ige Förderung, was dann in Summe einem Zuschuss von 15.000 EUR entspricht.

O-Töne unseres Kunden:

  • „Wir haben überhaupt nicht erwartet, als wir die Empfehlung bekamen, das wir mit der Fördermittelberatung auch gleich noch unser internes Problem lösen und die optimal passende IT-Lösung herausarbeiten – inklusive Kostenrahmen.“
  • „Das hat mir totale Sicherheit gegeben. Das hatte ich nicht erwartet“
  • „Endlich weiß ich, mit welcher Investitionssumme ich rechnen kann.“
  • „Und außerdem bekomme ich noch 50% zurück. Das hätte ich nicht gedacht. Toll. „

Übrigens: Unser Kunde war mit unser bisherigen Arbeit so zufrieden, das wir auch gleich den Anschlußauftrag für die Fördermittelabwicklung erhielten.

Sie haben Fragen?
Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02

Herzlichst
Ihr Sebastian Krampe

Kontaktdaten:
Sebastian Krampe
IT-Sachverständiger und Fördermittelexperte
Telefon 02922 889 41 02
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