Was sollten Sie bei der Auswahl Ihres Digitalisierungspartners beachten?

Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH

Bisher haben wir uns vorrangig mit dem Thema Fördermittel für Digitalisierungsvorhaben beschäftigt. Mindestens genauso wichtig wie die Wahl Ihres Fördermittelberaters ist Ihre Entscheidung für einen Digitalisierungspartner. Meist sind das Systemhäuser, Unternehmensberatungen oder Werbeagenturen, die Sie dabei begleiten, entweder vollständig (Unternehmensberatungen, Systemhäuser) oder nur in Teilbereichen (Agenturen: z.B. bei Marketingautomatisierung). Heute gehe ich darauf ein, worauf Sie bei der Auswahl Ihres Digitalisierungspartners mit Blick auf Fördermittel besonders achten sollten. Dabei geht es mir weniger um die fachliche Kompetenz, denn diese setze ich natürlich voraus. Entscheidend sind unserer Erfahrung nach einige andere Aspekte. 

Welche Expertise sollte Ihr Digitalisierungspartner mitbringen?

Ganz allgemein gesagt sollte der Digitalisierungspartner Ihrer Wahl stets den Blick für das große Ganze haben, also das „ganze Haus sehen, auch wenn er nicht das ganze Haus baut“. Für ihn steht das beste Ergebnis für Sie als Kunde im Vordergrund und deshalb konzentriert er sich auf das, was er am besten kann und bindet für andere Teilaufgaben Partner mit ein, z.B. jemanden, der auf Fördermittel spezialisiert ist. Er lässt Sie als Kunden niemals hängen und arbeitet im Team eng mit den anderen Partnern zusammen an der optimalen Lösung für Sie als Kunde. Im Folgenden möchte ich auf einige ausgewählte Aspekte tiefer eingehen, da sie meiner Meinung nach dafür entscheidend sind, ob Ihr Digitalisierungs- und Fördermittelvorhaben ein Erfolg wird oder nicht.

Im klassischen Modell ist es so, dass Ihr IT-Dienstleister einen Auftrag erhält, bestimmte Hardware, Software, IT-Lösungen zu liefern und zu implementieren. Dann wird fast immer ein Wartungsvertrag abgeschlossen, in dem geregelt ist, innerhalb welcher Zeit der IT-Dienstleister auftretende Probleme zu welchen Konditionen lösen muss. Dafür wird meist ein Stundenkontingent vereinbart und die erbrachten Leistungen mit diesem Kontingent verrechnet. Alles darüber hinaus Gehende wird extra abgerechnet. Das bedeutet: mit Wartungsvertrag verdient Ihr IT-Partner am meisten Geld, wenn es Probleme gibt. Denn immer dann kann er Ihnen eine neue Rechnung stellen. Ist das gut für Sie als Kunde?

Deshalb ist meiner Meinung nach der wichtigste Aspekt bei der Wahl Ihres IT-Partners, dass er „Managed Services“ anbietet. Damit ist gemeint, dass Ihr IT-Dienstleister die Verantwortung für die Bereitstellung bestimmter Dienstleistungen übernimmt. Z.B. sichert er Ihnen zu, dass Sie zu nahezu 100% auf Ihren Datenserver zugreifen können oder das Ihr ERP-System zu 99,x% verfügbar ist. Dafür zahlen Sie ihm im Gegenzug monatlich einen vereinbarten Betrag. Warum ist das so wichtig? Weil Ihr Dienstleister dann mit der Lösung Geld verdient, nicht mit Problemen, d.h. er verdient nur Geld, wenn er sein Versprechen über die Verfügbarkeit auch einhalten kann. Dies kann er nur einhalten, wenn er seine Prozesse im Griff hat und seine Lösung bzw. seine Herangehensweise es ihm erlaubt, Ihnen die vereinbarte Verfügbarkeit zu garantieren. So verdient Ihr IT-Partner nur an der Verhinderung eines Problems, d.h. er sorgt umfassend dafür, dass es gar nicht erst zu Problemen kommt. Im weiter oben beschrieben Fall verdient er an jedem auftretenden Problem, auch wenn sich seriöse Systemhäuser und IT-Dienstleister natürlich darum bemühen, das es nicht zu Problemen kommt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, wie sehr Ihr IT-Dienstleister bereit ist, mit anderen Partnern zu kooperieren. Nicht selten ist hier eine „Wagenburgmentalität“ anzutreffen, einfach aus dem Bedürfnis heraus, alles stets unter Kontrolle zu haben. Doch ist es oft sinnvoll, für bestimmte Teilbereiche echte Spezialisten einzubinden. Sind die Prozesse und Schnittstellen sauber definiert, ist auch dann eine zentrale Steuerung möglich. Ein guter IT-Dienstleister führt also die besten Kompetenzen aller Experten zusammen und behält das große Ganze, das optimale Ergebnis für Sie als Kunde im Fokus.

• Beispiel 1: Es gibt Spezialisten für Marketingautomatisierung. Darum sollte sich ein Systemhaus nicht kümmern. Dennoch müssen die Systeme möglichst optimal zusammenspielen. Ein guter IT-Dienstleister bindet bei entsprechender Aufgabenstellung Experten für Marketingautomatisierung mit ein.
• Beispiel 2: Es gibt Spezialisten für Fördermittel. Manche Systemhäuser sind selbst für ein Fördermittelprogramm autorisiert, z.B. GoDigital und wickeln das dann meist nebenbei mit ab, haben aber meist nicht den Blick für andere vielleicht besser geeignete oder gar eine Kombination verschiedener Fördermittelprogramme.

Wie können Sie ein Digitalisierungsprojekt professionell angehen?

Hier möchte ich auf die beiden Szenarien eingehen, die mir am häufigsten in der Praxis begegnen, wenn es um Digitalisierung und Fördermittel geht:

1. Szenario 1: Der Kunde weiß genau, was er will und setzt sich selbst den Hut für das Digitalisierungsprojekt auf. Das Systemhaus, der IT-Dienstleister ist in diesem Fall nur Lieferant der vom Kunden bestellten Hardware, Software, ggf. kleineren Dienstleistungen. In der Praxis geht dies in den seltensten Fällen gut, vor allem weil der externe Blick, die Erfahrung aus anderen Digitalisierungsprojekten fehlen und inhouse realisierte Projekte meist nicht förderfähig sind. Wussten Sie, dass eine IT-Leistung, die inhouse erbracht wird, meist nicht förderfähig ist, während die gleiche Leistung durch einen externen IT-Dienstleister erbracht, förderfähig sein kann?
2. Szenario 2: Wenn Ihr IT-Dienstleister oder Ihre Werbeagentur den Hut auf hat und andere Partner nicht mit ins Boot holen will, dann ist es nahezu unmöglich, die optimalen Fördermittelkonstellationen zu entwickeln. Denn um möglichst alle förderbaren Dienstleistungen auch fördern zu lassen, muss man sowohl ein tiefes Verständnis der wichtigsten Fördermittelprogramme des Bundes UND der bundeslandspezifischen Programme haben als auch perspektivisch schauen, welche Vorhaben in den nächsten 1-2 Jahren anstehen, um diese entweder gleich mit fördern zu lassen oder sich mit der Wahl der jetzigen Fördermittelprogramme für die zukünftigen Projekte nichts zu verbauen.

(Hinweis: Für weiteren Input lesen Sie dazu gern auch unseren Beitrag „Wie Sie Fehler bei der Fördermittelbeantragung vermeiden können„.)

Unsere Erfahrungen aus ähnlich gelagerten Projekten haben uns dazu bewogen, NEXT BUTLER als Digitalisierungsarchitekten und Fördermittelbeschaffer zu positionieren. Damit füllen wir genau die Lücke, die so viele Unternehmer aber auch Systemhäuser und IT-Dienstleister haben.

Dabei ist eines wesentlich zu verstehen: Wie Architekten bauen wir das Haus nicht selbst. Aber wir konzipieren es, gestalten es und sind, wenn gewünscht, Projektsteuerer, der das Haus gemeinsam mit Ihren Partnern vor Ort baut.

Und da wir Digitalisierungsarchitekten UND Fördermittelexperten sind und uns ausschließlich mit Fördermitteln für Digitalisierung beschäftigen, können wir das Ihr „Hausprojekt der Digitalisierung“ von Anfang an genauso entwickeln, das nicht nur die passenden IT-Dienstleister beauftragt werden, sondern möglichst viele Leistungen dann auch förderfähig sind.

Genau diese Herangehensweise sorgt dafür, dass unsere Fördermittelanträge auch genehmigt werden und unsere Kunden einen Großteil ihrer Investitionen als Zuschuss zurückerhalten. Mit diesem Ansatz sind wir nicht nur Digitalisierungspartner und Fördermittelbeschaffer für kleine und mittlere Unternehmen, sondern auch für Systemhäuser, Werbeagenturen, Unternehmensberater und ihre Kunden, weil wir die fehlenden Kompetenzen einfach ergänzen – damit am Ende alle Beteiligten davon profitieren.

Was sind die wichtigsten Erkenntnisse/Tipps?

1. Achten Sie bitte darauf, dass Ihr Digitalisierungspartner „Managed Services“ anbietet und hauptsächlich mit der Vermeidung von Problemen sein Geld verdient statt nur mit der Lösung.
2. Lassen Sie sich immer von einem externen Fördermittelberater beraten. Es lohnt sich immer für Sie. Wenn Sie aber mit dem Gedanken spielen, Ihre Digitalisierungsvorhaben fördern zu lassen und sich um die Förderung selbst zu kümmern, dann informieren Sie Ihr Systemhaus, Ihre Agentur oder Unternehmensberatung möglichst frühzeitig davon. In der Praxis spricht der Kunde mit seinem Dienstleister meist nicht über Fördermittel, entwickelt selbst ein Konzept und stellt den Dienstleister dann vor vollendete Tatsachen. Das funktioniert dann leider nicht mehr oder ist mit riesigem Mehraufwand verbunden, z.B. weil alle Angebote mit Blick auf die Förderfähigkeit neu geschrieben werden müssen.
3. Wickeln Sie Fördermittelprojekte möglichst mit einem Fördermittelexperten ab, der für viele Programme autorisiert ist und möglichst alle im Blick hat. In der Praxis ist es häufig so, das auch Systemhäuser oder Agenturen für ein Fördermittelprogramm, z.B. GoDigital autorisiert sind und genau dieses dann nutzen. Das ist natürlich besser als gar keine Förderung – hat aber dennoch weitreichende Konsequenzen: der Blick für andere Fördermittelprogramme, die höhere Zuschüsse versprechen oder mehr Leistungen fördern, fehlt – ebenso wie der Blick auf zukünftige Projekte und andere förderfähige Vorhaben. Unter Umständen werden hier Chancen nicht genutzt oder zukünftige Chancen verbaut.

Sie haben Fragen?
Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02

Herzlichst
Ihr Sebastian Krampe

Kontaktdaten:
Sebastian Krampe
IT-Sachverständiger und Fördermittelexperte
Telefon 02922 889 41 02
beratung@next-butler.de