Was ist besser: das Digitalisierungsprojekt auf Nutzen oder auf Förderfähigkeit auszurichten?

Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH

Aus aktuellem Anlass: Im Moment wird sehr häufig nach Fördermitteln für Digitalisierung geschaut. Insbesondere der „DigitalBonus“ in Niedersachsen und bundesweiten Förermittelprogramme „GoDigital“ und die „BAFA-Förderung unternehmerischen Know-hows“ werden gerade extrem stark nachgefragt. In diesem Zusammenhang tauchte die Frage auf: Soll ich das Projekt darauf ausrichten, dass es mir einen möglichst großen Nutzen bringt oder darauf, möglichst viele Fördermittel zu erhalten?

Die Fragen, die darüber hinaus immer wieder auftauchen, sind:

  • „Was kann ich damit fördern lassen?“
  • „Wie müssen die Angebote aussehen, damit es Fördermittel gibt?“
  • „Systemhäuser fragen: Was soll ich anbieten, damit es förderbar ist?“
  • „Kunden fragen: Was muss mir das Systemhaus anbieten, damit es gefördert wird?“
  • Und wenn die Angebote vorliegen, bekommen wir die Fragen „Passt das so?“

Meine Tipps zu diesen Fragen:

  1. Grundsätzlich gilt: Bitte richten Sie das Projekt niemals darauf aus, was gefördert wird, sondern immer darauf, was gebraucht wird und den größten Nutzen stiftet. Kaufen Sie niemals nur irgendeine Lösung, weil es Fördermittel gibt, sondern immer die beste Lösung – und schauen sie dann, wie diese gefördert werden kann.
  2. Achtung: Gerade weil wir momentan schwierige Zeiten haben, fokussieren Sie sich bitte darauf, was Sie wirklich brauchen.
  3. In Niedersachen häufen sich die Mythen und wir haben jetzt mehrfach die Meinung gehört, dass Unternehmer glauben, mit dem gestellten Fördermittelantrag und dem OK des Fördermittelgebers sei bereits alles in trockenen Tüchern.
    Vorsicht: Erst mit einem vollständigen, inhaltlich und formal richtig eingereichten Verwendungsnachweis entscheidet sich, ob das Projekt wie beantragt auch durchgeführt wurde, damit förderfähig ist und die Fördermittel ausgezahlt werden.
  4. Vermeiden Sie Schnellschüsse und nehmen Sie sich Zeit, das Digitalisierungsvorhaben zu planen und auf förderfähige Leistungen abzuklopfen. Nehmen Sie möglichst frühzeitig einen unabhängigen Fördermittelberater hinzu.
  5. Warum sind die meisten Förderungen Beratungsförderungen? Weil Beratung durch Experten zu besseren Konzepten und zu besseren Ergebnisse führt, sie aber in der Praxis meist weggelassen wird. Investitionen in Beratung, Konzeption, Analyse lohnen sich immer und werden genau aus diesem Grund auch gefördert.
  6. Wenn Sie als Kunde den Kostenrahmen kalkulieren wollen, dann schauen Sie in den Angeboten bitte immer genau auf die Stellen, wo sinngemäß „Vorläufige Schätzung “ oder „Wird nach Aufwand abgerechnet“ steht. Denn das sind die Unschärfen, die Ihnen den Projektrahmen sprengen können. Planen Sie ausreichend Puffer mit ein. Noch besser ist es, zunächst eine Analyse, Bedarfsplanung und ein Lösungskonzept vorzuschalten, um dann einen verlässlichen Kostenrahmen zu erhalten.
  7. Für Systemhäuser, IT-Dienstleister: Hinterfragen Sie die Anfrage des Kunden immer! Beispiel: Ein Kunde kommt mit dem Anliegen „Ich brauch einen neuen Server.“ Das stimmt sicherlich, weil der alte in die Jahre gekommen ist. Hinterfragen Sie es trotzdem: Wofür ist der Server eigentlich? Unterstützt der Server den Kunden auch in den nächsten 3-5 Jahren noch am besten bei seiner Arbeit? Oder gibt es alternativ bessere Lösungen? Meist wird geschaut, was heute da ist und auf dieser Basis ein neues Angebot gemacht. Wenn der Kunde aber z.B. neue Softwaremodule anschafft und seine Monteure nun von unterwegs auf den Server zugreifen wollen, dann kann die ganze Statik des Systems in Schwanken kommen. Vielleicht ist ja auch eine Cloudlösung die bessere Lösung? Aber Sie wissen, dass monatliche Leistungen grundsätzlich nicht gefördert werden? Empfehlen Sie diese trotzdem (siehe 1.), denn es geht immer um die beste Lösung und erst dann um die Förderung.
  8. Für Kunden: Fragen sie sich immer: „Ist das wirklich alles? Gibt es Themen, die vom Systemhaus gar nicht abgedeckt werden?“ Das könnten z.B. Prozessoptimierungsthemen sein oder die Befähigung der Anwender durch Schulung/Training, die Customizing bzw. Anpassungsleistungen der Softwarefirma etc. pp. Und planen Sie auch diese mit ein.
  9. Ändern Sie den Blickwinkel. Am Ende wir niemals mit dem Server gearbeitet, sondern immer mit der Software. Auf dem Server werden nur Dateien abgelegt. Notebooks, Desktops, Server sind – salopp gesprochen – nur Eingabe- bzw. Ablagegeräte. Denken Sie daher von der Software her und sorgen Sie mit der Auswahl der Geräte dafür, dass Ihre Mitarbeiter optimal mit der Software arbeiten können. Das Schlimmste, was passieren kann, ist: der neue Server steht da und die Software-Firma sagt beim Installieren der neuen Module: reicht so nicht aus oder wir brauchen eine andere Konfiguration. Deshalb: denken Sie von der Anwendung her, nicht von der Technik.
  10. Eine weitere, zielführende Frage: „Bitte versetzen Sie sich mal 3 oder 5 Jahre in die Zukunft: Wie werden Sie dann arbeiten?“ Die wenigsten antworten: „Genauso wie jetzt“. Wäre es da nicht schlau, die Lösung, die Sie jetzt einführen, auf die Zukunft auszurichten? Denn Sie werden diese sehr wahrscheinlich 3-7 Jahre nutzen. Es geht also nie darum, wie gerade jetzt etwas läuft, sondern immer darum, was wird perspektivisch anders gemacht und wie können wir die technischen Voraussetzungen dafür schaffen.
  11. Erfahrungsgemäß sind sehr viele Aufwände, die beim Machen entstehen, förderbar: Analyse, Beratung Konzeption so gut wie immer, Hardware nur in Ausnahmefällen. Trennen Sie von Anfang an förderfähige und nicht förderfähige Leistungen so gut es geht.

Und nochmals: Bitte denken Sie immer erst an die optimale Digitalisierungslösung für Ihr Anliegen. Gerne unterstützen wir Sie als Kunde oder als Systemhauspartner von Anfang an dabei, diese zu finden. Im Anschluss sorgen wir dann gerne dafür, dass das Projekt so konzipiert wird, dass möglichst viele Leistungen förderfähig sind und entwickeln das optimale Fördermittelkonzept für Ihr Anliegen.

Sie haben Fragen?
Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02.

Herzlichst
Ihr Sebastian Krampe

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