Servertausch: Der bessere Weg zum Projekterfolg UND zu Fördermitteln

Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH

In dieser Woche gab es gleich zwei Digitalisierungsprojekte, in denen der Aufhänger ein Servertausch war. Aus diesem Anlass  möchte ich heute den klassischen und den optimalen Weg gegenüberstellen, worauf Sie bei solchen Projekten achten sollten, damit für Sie zukünftig sowohl das Projekt erfolgreich als auch die Fördermittelbeschaffung einfacher wird.

In den meisten Unternehmen werden seit vielen Jahren Server eingesetzt. Im Regelfall haben sie in etwa nach 5 Jahren das Ende ihrer Nutzungsdauer erreicht. Nicht umsonst sind sie dann auch komplett abgeschrieben und buchhalterisch nichts mehr Wert, auch wenn sie natürlich noch einen Nutzwert haben – solange sie noch funktionieren. Dennoch sollten Sie spätestens nach 5 Jahren über einen Austausch nachdenken, weil

  1. mit jedem weiteren Nutzungstag die Wahrscheinlichkeit eines Defektes oder Komplettausfalls steigt,
  2. die Anforderungen an den Server fast immer steigen, z.B. durch mächtigere Softwaremodule, anspruchsvollere Technologien oder höheres Datenvolumen.

Der klassische Weg

Der klassische Weg ist nun, dass sich der Unternehmer die folgenden beiden Fragen stellt:

  • Was wird gebraucht?
  • Was darf es kosten?

Ein Serveraustausch ist dabei immer mit dem Abgleich von Software- und Hardwareanforderungen und den Dienstleistungen der verschiedenen Parteien verbunden. Dennoch geht der Unternehmer meist oft davon aus, dass er das Gleiche wie bisher braucht – nur neu. Im Regelfall geht der Unternehmer nun zu seinem IT-Systemhaus des Vertrauens und sagt: „Macht mir mal bitte ein Angebot für einen neuen Server.“ Er erhält sein Angebot auf Basis des bestehenden Servers. Da der Unternehmer nur an einen Hardwaretausch denkt und aus Erfahrung weiß, dass Hardware nur sehr selten gefördert wird, kommt er gar nicht auf die Idee, nach Fördermitteln für den Serveraustausch zu suchen. Wenn der Preis also grundsätzlich passt, wird der Server einfach beauftragt, durch seinen Systemhauspartner installiert. Der Unternehmer trägt die kompletten Kosten selbst und hat nur eine Lösung, die ihm ein „weiter wie bisher“ ermöglicht, die zukünftigen Anforderungen aber vernachlässigt.

Der bessere Weg

Vorausschauende Unternehmer stellen sich zusätzlich zu den obigen Fragen die folgenden Fragen:

  • Wie will ich denn in den nächsten 5 Jahren arbeiten?
  • Was verändert sich voraussichtlich bis dahin?
  • Was ist darauf aufbauend strategisch sinnvoll?
  • Was wäre unter diesen Annahmen eine solide Lösung (nicht zu viel, nicht zu wenig)?

Gemeinsam mit einem Digitalisierungsarchitekten oder IT-Systemhaus erarbeitet der Unternehmer die Antworten auf die obigen Fragen und lässt sich zu den möglichen Szenarien beraten. Mit Blick auf das wahrscheinlichste Zukunftsszenario (5-Jahres-Perspektive) werden die möglichen Lösungen gegenübergestellt, Vor- und Nachteile abgewogen und die optimale Lösung gemeinsam definiert.

Ist der Digitalisierungsarchitekt auch noch Fördermittelbeschaffer ODER das IT-Systemhaus bei den verschiedensten Fördermittelprogrammen akkreditiert, dann liegt auch hier noch mal ein großes Einsparpotential. Denn dann wird bereits bei der Projektkonzeption darauf geachtet, Hardwareleistungen strikt von den Dienstleistungen und bei den Dienstleistungen die förderfähigen von den nicht förderfähigen zu trennen – alles bereits mit Blick auf die optimalen Fördermittelprogramme und deren unterschiedlichen Anforderungen und Bedingungen.

Erst jetzt werden konkrete Angebote eingeholt. Da es nun eine klare Beschreibung der Anforderungen gibt, sind die nun eingeholten Angebote auch vergleichbar. Und das meist bei mehreren IT-Angeboten auftretende Problem, „Äpfel mit Birnen zu vergleichen“, kann so umgangen werden. Außerdem ergibt sich nun aus den Angeboten nicht nur das Gesamtvolumen, sondern auch die Summen für die förderfähigen Leistungen, die so nun auch gleich als Grundlage für die Fördermittelanträge dienen können.

Im Ergebnis erhält der Unternehmer nicht nur eine zukunftsfähige Lösung, sondern spart durch die Fördermittelzuschüsse für die begleitenden förderfähigen Dienstleistungen (Beratung, Konzeption, Implementierung) auch noch Geld.

Folgende Beispiele sollen Ihnen weitere Aspekte der Problematik veranschaulichen:

  • Beispiel 1: Einer unserer Kunden hat vor 5 Jahren einen Server angeschafft, der nun in die Jahre gekommen ist. Aber hat er vor 5 Jahren bereits an die Themen „Papierloses Büro“, „Digitaler Monteur“ und „Homeoffice“ gedacht? Sicher nicht. Heute funktioniert der Server zwar noch, doch wird er den Anforderungen nicht mehr 100%ig gerecht. Und wenn er jetzt ausgetauscht wird, sollte unbedingt vorgedacht werden, wie in den nächsten 5 Jahren gearbeitet werden soll. Um dann gezielt in eine Lösung zu investieren, die diese Arbeitsweise auch möglich macht.
  • Beispiel 2: Bei einem unserer Kunden sollte der Server ausgetauscht werden. Er arbeitete bisher mit Microsoft Office-Lizenzen und der Datenaustausch erfolgte über den besagten Server. In einer gemeinsamen Analyse der zukünftigen Arbeitsweise stellten wir zum einen fest, dass das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten durch die MitarbeiterInnen immer wichtiger wird und zum anderen dass das oben beschriebene Modell (Softwarelizenzen, Server) deutlich ineffizienter und teurer als eine Microsoft Office 365 & Teams-Cloud-Lösung ist. Diese enthält nicht nur Word, Excel, Powerpoint, Outlook, sondern macht eben auch das sehr effiziente gemeinsame Arbeiten an Dateien möglich. So erhält er nun nicht nur eine zukunftsfähigere Lösung, sondern erhält durch die optimale Fördermittelberatung auch noch 80% der förderfähigen Leistungen als Zuschuss.
  • Beispiel 3: Wenn ein Architekt ein Haus plant, dann beschäftigt er sich u.a. mit den Themen Energie, Heizung, Dämmung und entscheidet sich vor diesem Hintergrund für eine bestimmte Fensterkonstruktionsart. Um die richtige Entscheidung im Sinne des Auftraggebers fällen zu können, muss der Architekt auch die Fördermittelprogramme kennen. Plant er z.B. aufgrund einer engen Budgetvorgabe eine Zweifachverglasung ein, obwohl er eigentlich eine Dreifachverglasung empfehlen würde, dann kann das ohne Kenntnis der Fördermittelprogramme zu einer schlechteren Lösung führen. Denn wenn er schon bei der Planung berücksichtigen würde, dass die Dreifachverglasung aufgrund der deutlich besseren Dämmungseigenschaften zu einem Großteil gefördert wird, dann könnte er seinem Auftraggeber nicht nur die bessere Lösung, sondern diese gleichzeitig aufgrund des Zuschusses zu geringeren Gesamtkosten anbieten.

 Als Digitalisierungsarchitekt und Fördermittelbeschaffer planen wir bei NEXT BUTLER Ihre Digitalisierungsprojekte gemeinsam mit Ihnen so, dass Sie in den nächsten 5 Jahren so effizient arbeiten können, wie Sie es sich wünschen und das wir für Sie den größtmöglichen Fördermittelanteil beschaffen. So stärken wir Ihr Unternehmen im Wettbewerb und sichern Ihnen mehr Spielräume für weitere Projekte. Dabei binden wir ihre vorhandenen Partner z.B. Ihr IT-Systemhaus, Ihren Softwarelieferanten verantwortungsvoll mit ein und steuern das Gesamtprojekt so aus, dass am Ende alle Beteiligten gewinnen. Wenn Sie eine unabhängige Beratung suchen, kommen Sie gerne auf NEXT BUTLER zu.

Siehe auch unsere Fallstudien aus der Praxis:

Wichtige Tipps:

  • Tipp 1: Wenn mehr als ein Lieferant/Dienstleister im Spiel ist, dann investieren Sie bitte immer erst in Beratung und Planung – wegen der zukunftsfähigeren Lösung, der besseren Vergleichbarkeit der Angebote und der frühzeitigen Einbeziehung der Fördermöglichkeiten.
  • Tipp 2: Achten Sie stets darauf, wo es Unschärfen gibt. Alles, was zu Beginn nicht klar definiert wurde, birgt die Gefahr, dass die Lösung nicht optimal auf ihre Anforderungen passt und der gedachte Kostenrahmen überschritten wird.
  • Tipp 3: Trennen Sie von Anfang an die förderfähigen von den nicht förderfähigen Leistungen und bestehen Sie auch in Ihren Angebotsanfragen auf diese Trennung.

Sie haben Fragen?
Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02.

Herzlichst
Ihr Sebastian Krampe

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