MS Office-Lizenz oder Office 365-Cloudumgebung? Einflüsse auf Geschäftsprozesse und die Fördermittelbeschaffung

Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH

In den vergangenen Wochen tauchte im Zuge der verstärkten Einführung von Home Office-Arbeitsplätzen die Frage auf, welche der beiden Modelle MS Office-Desktop-Lizenzen oder MS Office 365-Cloudlösung, die bessere Lösung ist, worin sie sich unterscheiden und welche weiteren Aspekte entscheidend sind. Viele unterschätzen den Einfluss einer Entscheidung dramatisch – beeinflusst diese doch sowohl die grundlegenden Arbeitsprozesse als auch die Bereitstellung der passenden Fördermittel.

Microsoft Office ist nach wie vor die erfolgreichste Arbeitsumgebung in der Geschäftswelt mit größtem Marktanteil, auch wenn es kostenlose Open Source-Officelösungen gibt. Die verbreitete Arbeitsweise ist die Arbeit mit der Officelizenz, die auf dem Desktop-PC des Anwenders installiert wird und immer wieder mal ein Update erfährt. Viele Unternehmer scheuen vor Abo-Modellen zurück, erwerben nach wie vor lieber Desktop-Lizenzen zum Festpreis und entscheiden dann nach der üblichen Nutzungsdauer, ob sie das nächste Update erwerben oder einen Updatezyklus auslassen.

Was viele Unternehmer aber nicht mitbekommen haben, ist, dass die Office 365-Umgebung mittlerweile ein eigenständiges Produkt mit ganz anderen Features als die Desktop-Lizenz ist – obwohl bei beiden die herkömmlichen Produkte Word, Excel, Powerpoint, Outlook enthalten sind.

MS Office-Desktop-Lizenz

  • Umfang: Standardprodukte
  • Lizenz vs. Nutzungsrecht: Lizenz
  • Flexibilität: nicht flexibel anpassbar (zusätzliche/weniger Funktionen, mehr/weniger Mitarbeiter, …)
  • Sinnvoller Entscheidungshorizont: 3-5 Jahre
MS Office 365-Abo/Cloud

  • Umfang: Standardprodukte plus zusätzlich MS Teams, OneDrive
  • Lizenz vs. Nutzungsrecht: man erwirbt keine Lizenz, sondern ein monatliches Nutzungsrecht an der Softwareumgebung
  • Flexibilität: flexibel anpassbar (monatlich änderbar z.B: Lizenztyp, Funktionsumfang, sämtliche Systeme sind mit ihren Funktionen mischbar)
  • Sinnvoller Entscheidungshorizont: Monate

Bitte bedenken Sie bei Ihrer Entscheidung immer auch die folgenden Aspekte:

Bei Unternehmen, die einem starken Wandel unterliegen oder die Zukunftsaussichten unklar sind, weil sie gerade erst anfangen, ist das Mietmodell deutlich sinnvoller, da es immer an die aktuellen Bedingungen anpassbar ist.

Auch wenn wir den Fokus auf die Prozesse legen, dann schneidet das Mietmodell deutlich besser ab. Denn hier kaufen Sie nicht einfach nur Software/Apps, sondern eine komplette Betriebsumgebung. Sie müssen im Unternehmen keine Server z.B. für den E-Mailverkehr und deren Archivierung vorhalten und können sich sowohl die teure Hardware als auch die Wartungskosten sparen – denn all das ist in der Cloudumgebung bereits enthalten. Bitte denken Sie in Ihrem Unternehmen, z.B. bei einem anstehenden Servertausch darüber nach, ob Sie einen Server wirklich brauchen oder ob es sinnvoller ist, eine Betriebsumgebung zu mieten und flexibel anpassen zu können. So sparen Sie nicht nur den Einmalinvest in Hardware und Software, wenn Sie auf Office 365 wechseln, sondern erhalten viele weitere Funktionen einfach mitgeliefert, z.B. Microsoft Teams.

Häufig hören wir Bedenken bezüglich der Datensicherheit und des Datenschutzes. Doch alle Microsoft-Komponenten werden weltweit in frei wählbaren ISO 27001 zeritifzierten Rechenzentren, in verschiedenen Ländern betrieben. Das ist nicht nur ein immenser Sicherheitsvorteil für Sie, sondern spart Ihnen viele Investitionskosten.

Wie unterschiedlich die Arbeitsweise in den beiden MS Office-Modellen ist, haben viele von Ihnen jetzt in der Corona-Krise erfahren. Spielte es für Unternehmen, die bereits auf Office 365 umgestellt hatten, nahezu keine Rolle, von wo aus ihre Mitarbeiter mit den Programmen arbeiteten, so traten doch bei den meisten anderen größere Umstellungsschwierigkeiten auf. Denn für jeden Mitarbeiter musste erstmal ein Zugriff vom Home-Office, also von außerhalb des Firmennetzwerkes ins Firmennetzwerk eingerichtet werden. Die Mitarbeiter musste sich via Firewall ins Firmennetzwerk einloggen, um selbst einfachste Dienste wie E-Mail firmenintern nutzen oder Dateien auf dem Server ablegen zu können. Denn herkömmlich arbeitet mit MS Office jeder Mitarbeiter „stand alone“ oder in einer lokalen Arbeitsgruppe. Die Dateien werden auf dem Server abgelegt oder sich via E-Mail hin- und hergeschickt.

Der große Vorteil von Office 365 ist, dass es vollständig auf Teamarbeit ausgerichtet ist. Hier schicken Sie Dateien nicht hin und her, sondern arbeiten gemeinsam an der Originaldatei. Was für ein Unterschied – wenn Sie nur an das lästige Hin- und Herschicken denken, an das Vergleichen und Zusammenbringen verschiedener Versionen und das Verfolgen der letzten Version. Standardmäßig sind in Office 365 wichtige Tools wie MS Teams bereits enthalten, mit denen Sie sofort Chat, Video und Audio-Konferenzfunktionen nutzen können. Außerdem sind Teamspaces enthalten, in denen Sie Berechtigungen ganz einfach einstellen und Dateien nicht nur bereitstellen, sondern auch gemeinsam bearbeiten können. Darüber hinaus sind viele weitere Features wie Aufgabenplanung in Projektgruppen oder MS Forms für Umfragen enthalten, die im herkömmlichen Office nicht dabei sind.

Wenn Sie darüber nachdenken, ob ein Wechsel auf Office 365 der richtige Weg für Ihr Unternehmen ist, dann entwickeln Sie Ihre Geschäftsprozesse idealerweise Schritt für Schritt in diese neue Umgebung hinein. Überlegen Sie sich genau, welche Kernwertschöpfungsprozesse Sie haben, die sie mit den Officetools unterstützen können und passen Sie diese Tools dann an Ihre Unternehmensprozesse an bzw. setzen Sie diese bestmöglich ein.

Da mit der Office 365-Einführung im Unternehmen relativ viele Arbeits- und Verhaltensweisen geändert werden, ist es sinnvoll, Team für Team die Vorteile bei der Nutzung zu erarbeiten, die Prozesse von Anfang bis Ende durchzugehen, und an jedem Punkt zu schauen, wie diese Prozesse mit Office 365- und MS-Teams-Funktionen noch besser unterstützt werden können. Da für die Mitarbeiter nicht nur viele Funktionen und Tools sondern auch ganze Arbeitsprozesse neu sind, kommt es darauf an, sie in ihrem jeweiligen Kenntnisstand abzuholen, in die verschiedenen Funktionen einzuführen, um so die Akzeptanz zu steigern. Denn jedes Tool ist am Ende nur so gut, wie es genutzt wird. Gelingt der Wechsel, dann kann durch Office 365 ein erheblicher Mehrwert in Ihrem Unternehmen entstehen.

Wie sieht der Vergleich zwischen Lizenz- und Abomodell nur bezüglich der Kosten aus?

Früher lag der Fokus vor allem auf den Investitionen in Hardware und Software-Lizenzen. Heute verlagert er sich zu einem kleinen Teil auf die Bereitstellungskosten für Office 365. Der Hauptteil der Investitionen fließt aber eher in Richtung Strategie und Prozessoptimierung. So sind das u.a. Kosten für Workshops, die Analyse der Unternehmensprozesse, die Konzeptionierung der ersten Lösung oder die Unterweisung der Mitarbeiter. Und das Schöne ist: Diese Investitionen werden bis zu 50% gefördert, was leider nur wenige wissen. Zum Vergleich: Investitionen in Hardware und Lizenzen sind so gut wie nie förderfähig!

Wer die Zukunft darin sieht, mit flexiblen Arbeitsmodelle auf überraschende Krisen bestmöglich reagieren zu können, der kann sein Unternehmen mit Office 365 nicht nur schneller, sondern mit Fördermitteln auch günstiger und besser umsetzen.

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Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02.

Herzlichst
Ihr Sebastian Krampe

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