Aus der Praxis: Wie eine Rechtsanwältin ihr Digitales HomeOffice rechtssicher einrichtete und die Maximalsumme von 10.000 EUR erstattet bekam (Fallstudie 1)

Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH

Zunächst eines vorweg: Die Fallstudien sind aus unserer Unternehmenspraxis. Aus Datenschutzgründen ist die Fallstudie aber an dieser Stelle anonymisiert. Auf Wunsch können wir gern den Kontakt zu unserem Kunden herstellen.

Eine unserer Kundinnen ist selbständige Rechtsanwältin. Sie kam mit einem ganz konkreten Anliegen zu uns: Ihr zweites Kind war bereits unterwegs und sie wollte in der Schwangerschaft und nach der Geburt flexibel von zuhause arbeiten können, ganz so, wie es die Zeiten jenseits der Kinderbetreuung zuliessen.

Daraus ergaben sich folgenden Aufgaben:
1. Die Kanzlei papierlos gestalten.
2. Alle gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.
3. Gleichzeitig die bisherigen IT-Probleme lösen, die sie schon seit Jahren belasteten.
4. Ein solides IT-Fundament aufbauen, um zuverlässig von jedem Ort arbeiten zu können und ggf. auch MitarbeiterInnen und PartnerInnen einbinden zu können.

Unsere Kundin hatte in der Vergangenheit schon viel Geld ausgegeben und in Lösungen investiert, die ihr mit großem Nutzen von den IT-Unternehmen angepriesen wurden, am Ende aber leider nicht besser funktionierten als die vorherige. Deshalb hatten sich bei unserer Kundin einige Vorbehalte und Ängste aufgebaut, z.B. das es wieder so kommt, das sie wieder das falsche Unternehmen beauftragt, in die falsche Lösung investiert, dass diese zu kompliziert in der Wartung und deshalb mit zu hohen Wartungskosten verbunden ist.

Hier zahlte es sich voll aus, das wir uns sowohl als Fördermittelexperten als auch als Digitalisierungsarchitekten verstehen. Und als Architekt unabhängig sind und das optimale Konzept entwickeln und erst dann die am besten passenden Partner für die konzipierte Lösung auswählen.

Wie immer in unseren Beratungen analysierten wir gemeinsam die Ist-Situation und ermittelten anschließend den genauen Bedarf:

  • Wie will sie arbeiten?
  • Welche Anforderungen ergeben sich daraus an die zu konzipierende Lösung?
  • Welche Fördermittelprogramme kommen in Frage?
  • Welche Partner sind ander Umsetzung möglicherweise beteiligt?

Mit den Antworten auf diese Fragen entwickelten wir eine maßgeschneiderte Strategie, mit zwei Zielen:
1. Die optimale IT-Lösung  für Sie zu implementieren
2. Für dieses Digitalisierungsprojekt die maximal möglichen Fördermittelzuschüsse zu erhalten.

Im Anschluß wählten wir die grundsätzlich passenden Umsetzungspartner (Hardware, Software, Systemhäuser) für die konzipierte IT-Lösung aus und holten dort mit einem klar formulierten Pflichtenheft konkrete Angebote ein. Mit diesen Zahlen konnten wir die Gesamtkosten nun ziemlich genau abschätzen und den Kostenrahmen definieren. Mit diesen konkreten Angeboten haben wir dann eine Entscheidungsvorlage für die Beauftragung vorbereitet und unserer Kundin vorgelegt. Der Kostenrahmen  ist auch eine wichtige Grundlage für das passende Fördermittelprogramm, das wir nun mit dem „Digitalisierungsgutschein B“ identifizierten.

Unsere Kunden haben nun stets die Wahl, ob sie sich selbst um alles Weitere kümmern wollen oder ob wir für sie auch die Fördermittel beantragen sollen. Wußten Sie schon, das die meisten Fördermittelprojekte gar nicht am Projektanliegen scheitern, sondern an nicht eingehaltenen formalen Kriterien wie Terminen, Anzahl eingereichter Exemplare, falsche Einreichungsadresse und ähnlichen eigentlich einfach einzuhaltenen Faktoren. Unsere Kundin wollte mit all dem nichts zu tun haben und so beantragten wir auch die Fördermittel für sie.

Da sie sich zunehmend auf ihre Tochter und die Schwangerschaft konzentrieren wollte, unterstützten wir sie auch bei der Projektumsetzung, übernahmen die Projektleitung, koordinierten alle Dienstleister, nahmen deren Leistungen ab und prüften ihre Rechnungen. Und natürlich dokumentierten wir das Projekt und wickelten auch die Fördermittel für Sie ab.

Ganz ehrlich? So ist es uns auch am liebsten, da wir so die Vielzahl der Fallstricke in so einem komplexen Projekt umgehen können und systematisch dafür sorgen, das sowohl die Ziele unseres Kunden als auch die Intentionen des Fördermittelgebers vollständig erreicht werden.

Um konkrete Zahlen zu nennen: In diesem Projekt kamen wir auf ein Projektvolumen von genau 14.684,04 EUR. Mit unserem Fördermittelantrag im bundeslandspezifischen Fördermittelprogramm „Digitalisierungsgutschein B“ (gibt es nur Nordrhein-Westfalen) konnten wir für unsere Kunden die maximal mögliche Fördersumme von 10.000 EUR als Zuschuss erhalten, was einer Förderquote von gut 68% entspricht.

Unsere Klientin hat ihre Ziele erreicht und konnte sich sowohl ihren Töchtern als auch ihrer Arbeit als Rechtsanwältin widmen, ganz unabhängig davon, wo sie sich mit ihrer Familie gerade aufhielt und wann sich ein Zeitfenster für die Arbeit ergab.

Ihr Feedback zum gesamten Projekt hatte folgenden Tenor: „Also zunächst erst einmal: Hätte ich NEXT BUTLER nicht kennen gelernt, hätte ich nie vom Digitalisierungsgutschein B erfahren. Denn bisher war mir immer gesagt worden, dass die typischen Fördermittelprogramme nicht für RechtsanwältInnen entwickelt wurden. Jetzt habe ich endlich die digitale Kanzlei, die ich mir schon lange gewünscht habe. Durch NEXT BUTLER hab ich die richtigen Partner gefunden und gleichzeitig eine Menge Geld gespart. Denn mit ihrer Hilfe habe ich fast 70% meiner Investitionssumme wiederbekommen! Und da mir NEXT BUTLER auch den für mich so lästigen Papierkram abgenommen hat, hatte ich auch mit der Förderabwicklung kaum etwas zu tun. So konnte ich mich viel stärker um meine beiden Töchter kümmern.“

Was sind die wichtigsten Erkenntnisse/Tipps?

  1. Holen Sie Angebote immer mit einer klaren Leistungsbeschreibung ein (Pflichtenheft) und geben Sie die Struktur der Angebote vor. Damit erleichtern Sie sich die Auswahl des passenden Dienstleisters kolossal und verhindern außerdem, dass Sie „Äpfel mit Birnen“ vergleichen.
  2. Überlegen Sie wirklich, ob Sie nicht auch die Fördermittelbeabtragung und -abwicklung in die Hände ihres Fördermittelexperten legen. So sparen sie nicht nur Zeit und entledigen sich meist ungeliebter Aufgaben, sondern sie steigern so auch die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass die beantragte Fördermittelsumme auch als Zuschuss ausgezahlt wird, da alle Formalien eingehalten wurden.

Sie haben Fragen?
Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02

Herzlichst

Ihr Sebastian Krampe

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Sebastian Krampe
IT-Sachverständiger und Fördermittelexperte
Telefon 02922 889 41 02
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