Aus der Praxis: Wie ein Garten- und Landschaftsbauer durch Digitalisierung deutlich produktiver wurde und 50% der Investitionskosten als Zuschuss bekam (Fallstudie 6)

Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH

Ein Garten- und Landschaftsbauer stattete seine Baustellenleiter mit Tablets aus, digitalisierte die Prozesse und spart nun mit seinen 11 Baustellenleitern jeden Tag insgesamt mehr als einen Arbeitstag ein, weil die Prozesse nun viel effizienter koordiniert, dokumentiert und abgerechnet werden können. Mit den passenden Fördermittelberatung erhielt er 50% der Konzeptions- und Beratungskosten als Zuschuss zurück.

Zu Beginn des Projektes stand der Unternehmer vor den folgenden Fragen:

  • „Was brauch ich alles?“
  • „Welche Tablets kauf ich denn am besten?“
  • „Welche Vor- und Nachteile haben die verschiedenen Tablets?“
  • „Kauf ich Windows-, Android- oder Apple-Geräte?“
  • „Wie kompliziert wird das Ganze?“
  • „Wer richtet mir denn das alles ein?“
  • „Wie kommen meine Mitarbeiter denn damit schnell zurecht?“

Was waren die Herausforderungen in diesem Projekt?

Wie das dann oft im Alltag so ist: man hört sich um, fragt andere Unternehmer, IT-Verantwortliche, Freunde – und jeder hat eine andere Meinung dazu. Paradoxerweise steht in solchen Situationen fast immer die Auswahl des technischen Gerätes an erster Stelle, also in diesem Fall die Frage: „Welches Tablet kaufe ich denn aus dieser Riesenauswahl?“. Jedoch ist das am Ende selten der Hauptkostentreiber und die Entscheidung für ein technisches Gerät sollte erst fallen, wenn alle Aufgaben, Prozesse und Kosten geklärt sind. Denn zunächst sind ganz andere Fragen wichtig:

  • Welche Bedingungen haben meine Baustellenleiter vor Ort?
  • Welche Anforderungen ergeben sich daraus an die technischen Geräte? Reichen normale oder brauch ich wetterfeste? Welches Zubehör brauch ich noch für die Tablets?
  • Wie verändern sich denn die Prozesse durch die Nutzung der Geräte – auf der Baustelle, im Unternehmen?
  • Wer administriert denn die ganzen Geräte? Wer richtet sie ein? Wer dokumentiert alles Wichtige z.B. die Passwörter – jemand intern oder extern? Wie wird denn auf den Firmenserver zugegriffen?
  • Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und das Tablet nicht zurückgibt mit den Zugangsdaten und dem Zugriff auf die Unternehmensdaten?
  • Wer kümmert sich darum? Was kostet die Einrichtung insgesamt?

Ich hoffe, Sie können selbst erkennen, dass es um so viele weitere Fragen geht und die Auswahl des Gerätes nicht als Erstes erfolgen sollte.

Um Ihnen einen Einblick in die bisherige Arbeitsweise des GaLa-Bauers zu geben:

  • Situation 1: Der Baustellenleiter ist auf der Baustelle und sieht ein Problem. Er ruft im Büro an, um das Problem zu klären. Dort musste sich jemand Notizen machen, um dann, oft mit Zeitversatz, das Problem zu lösen. Zwischendrin entstand auf der Baustelle eine neue Lage. Baustellenleiter ruft wieder an, der Mitarbeiter von vorhin ist nicht erreichbar, er schildert es einem anderen Mitarbeiter, der sich wieder Notizen macht… Der erste Mitarbeiter kümmert sich noch um die Lösung des Problems, während auf der Baustelle schon längst eine neue Sachlage entstanden ist. Konsequenz: Die Information war da, aber nicht für alle gleichzeitig verfügbar, was sehr oft zu großen Ineffizienzen und unnötiger Arbeit führt.
  • Situation 2: Am Abend kommt der Baustellenleiter ins Büro, hat eigentlich schon Feierabend und freut sich drauf. Doch nun muss er zunächst den Tag dokumentieren, alle Unterlagen abheften, Zettel übertragen, Informationen zuordnen, … Das macht kein Handwerker gerne, erst recht nicht, wenn er von der Baustelle kommt und eigentlich Feierabend hat. Konsequenz: Er dokumentiert nur widerwillig, mit Frust und möglichst schnell, weil er in Gedanken schon längst Zuhause ist. Es wird was vergessen, Fehler passieren, der Zeitaufwand, alles zu rekapitulieren und zu dokumentieren ist viel höher, als wenn er das sofort direkt auf der Baustelle machen könnte.
  • Situation 3: Der Baustoffhandel liefert Paletten mit Pflastersteinen und stellt diese kurioserweise fast immer genau an der Stelle ab, wo gepflastert werden soll. Die Handwerker kommen auf die Baustelle, sehen die Paletten und stapeln die Pflastersteine erstmal 2 h um. Der Kunde sieht das aus dem Fenster mit an und schüttelt erstaunt mit dem Kopf. Als er die Rechnung erhält, sieht er, dass ihm diese 2 h berechnet werden. Er ruft beim GaLa-Bauer an und will das Problem klären, denn natürlich ist er nicht bereit, diese unnötigen Kosten zu tragen. Die Monteure sind aber auf der Baustelle, im Büro können sie nicht antworten, weil weder der Prozess genau dokumentiert, noch die Handwerker gerade erreichbar sind. Konsequenz: Eine Klärung ist gerade nicht möglich. Es ist wieder ein offener Vorgang entstanden. Der Kunde ist unzufrieden.

Wie sind wir vorgegangen?

Das Gesamtprojekt haben wir in folgende Teilprojekte gegliedert, um Schritt für Schritt die optimale Lösung zu erarbeiten und alle Beteiligten auch mitzunehmen.

  1. Workshop: Zunächst haben wir in einem Workshop den bisherigen Prozess angesehen und die genauen Projektziele erarbeitet.
  2. Konzept: Gemeinsam haben wir dann ein Konzept erarbeitet, in dem unsere Vorgehensweise und der technische Bedarf definiert wurden. Wir entschieden uns für Apple iPads, aus folgenden Gründen: die Bedienung für die Anwender ist sehr einfach; es kann fast nichts verstellt werden; der Ursprungszustand ist sehr einfach wieder herstellbar; sowohl die Branchensoftware als Microsoft Office 365 sind nahtlos integrierbar; der Administrationsaufwand ist für das Systemhaus sehr gering; neue Geräte lassen sich quasi „auf Knopfdruck“ konfigurieren und einbinden.
  3. Prototyp/Pilot: Wir setzten das Konzept in einem Pilotprojekt mit einem Prototypen um. Dazu kauften wir ein iPad und das benötigte Zubehör wie Schutzhülle und iPen ein, konfigurierten das Tablet, implementierten alle benötigten Apps, banden das iPad ins Unternehmensnetzwerk ein etc.pp.
  4. Dokumentation: Hierbei war unsere Aufgabe, alle Arbeitsschritte, Zugänge, Daten nachvollziehbar zu dokumentieren und genau zu definieren, was ist in Zukunft zu tun, wenn weitere Geräte benötigt werden. Am Ende wussten wir genau, was alles kostet, wieviel Zeit für die Einrichtung benötigt wird, welches Know-how erforderlich ist. Der Unternehmer erhielt mit der Dokumentation eine Entscheidungsvorlage und wusste nun genau, mit welchen Aufwänden (Zeit, Geld) er rechnen muss, wenn er weitere Geräte einführt.
  5. Einweisung/Schulung: Zusammen mit dem Pilot-Baustellenleiter haben wir das Konzept zur Mitarbeitereinweisung und -schulung erstellt. Dazu begleiteten wir ihn in den ersten 2 Wochen der Nutzung, haben im Arbeitsalltag alle auftretenden Fragen notiert und die Stolpersteine kennengelernt, an denen er Unterstützung brauchte. Mit diesen konkreten praktischen Erfahrungen entwickelten wir ein FAQ-Liste und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle möglicherweise auftretenden Problemfälle.
  6. Übergabe: Zu guter Letzt wurde das Pilotprojekt an den Kunden übergeben.

Was war das Ergebnis?

Ab jetzt hatte das Unternehmen nicht nur einen Prototyp, sondern auch eine „Blaupause“, um weitere Geräte einzuführen, kannte die Kosten pro Gerät und die Abläufe. Unser Kunde konnte nun mit seinem lokalen Systemhaus alles Weitere durchführen, genau die benötigten Geräte bestellen und alles einrichten. So konnte der Einrichtungsaufwand für jeden weiteren Baustellenleiter extrem reduziert werden. Die Kosten für das Entwickeln und Einführen des Prototypen beliefen sich auf 3.000 EUR. Der Gesamtaufwand für die Einführung der Geräte bei den 10 weiteren Baustellenleitern war mit 3.000 EUR genauso hoch. Insgesamt konnten wir bereits mit diesem Prototyp-Konzept die Kosten drastisch reduzieren und mit dem passenden Fördermittelkonzept, dass wir für unseren Kunden erarbeiteten und abwickelten, nochmals um 50% reduzieren. Unser Kunde brauchte für das Gesamtprojekt nur 3.000 EUR investieren. Hinzu kommen die reinen Hardware- und Zubehörkosten, die nicht förderfähig sind.

Projektsteckbrief:

  • Förderfähige Projektinvestition: 6.000 EUR
  • Fördermittelprogramm: BAFA, 2 x 3.000 EUR/je 50%
  • Fördersumme (Zuschuss), gesamt: 3.000 EUR
  • Förderanteil, gesamt: 50 %

O-Töne unseres Kunden:

  • Inhaber/Unternehmer:
    • „Ich hätte nie gedacht, wie vielschichtig so ein Projekt ist, dass da so viel dranhängt und so viel zu beachten ist“
    • „Es war die beste Entscheidung, erst einen Prototypen zu bauen. Ich staune immer noch, dass wir da so schnell, einfach und günstig hinbekommen haben“
    • „Ich hätte die ganze Zeit da gar nicht reinstecken können und wäre auch nie drauf gekomen, an was ich alles zu denken habe.“
    • „Wir haben das mal durchgerechnet: Auf alle 11 Baustellenleiter gerechnet, sparen wir jeden Tag einen ganzen Arbeitstag ein.“
  • Baustellenleiter:
    • „Ich hatte echt Befürchtungen, weil ich so ein Projekt noch nie gemacht habe, aber ihr habt mich super an die Hand genommen.“
    • „Ich spare jetzt jeden Tag fast eine ganze Stunde ein, weil ich Pläne auf der Baustelle habe, darin direkt Notizen machen kann, diese im Büro sofort weiterverarbeitet werden können, sofort alle die gleichen Informationen haben und z.B: bei Kundenfragen auskunftsfähig sind.“
    • „Wenn ich einen Rat brauche, können wir jetzt direkt auf der Baustelle via Microsoft Teams den Bildschirm teilen und ich kann mich via Videokonferenz mit anderen abstimmen.“
    • Nach einem Monat waren alle 11 ausgestattet und die neue Lösung schon Standard, Warum? Weil alles sauber geklärt war und nur noch mulitpliziert werden musste.

Meine heutigen Tipps:

  1. Gehen Sie niemals über die Technik. Denn zum Einen machen die reinen Technikkosten nur einen Teil der Gesamtkosten aus, zum anderen sind Technikkosten meist nicht förderbar.
  2. Erstellen Sie immer ein tragfähiges Konzept, das von den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausgeht. Zum Einen ist die Akzeptanz dann höher. Zum Anderen ist es so, dass Sie es sich fördern lassen können, wenn Sie ein Konzept erstellen und ein Muster erschaffen, da die meisten Fördergelder für Konzept und Beratung bereitgestellt werden.
  3. Entwickeln Sie einen Prototypen gemeinsam mit einem ausgewählten Mitarbeiter und lernen Sie dabei alle Fallstricke, Probleme und Herausforderungen im praktischen Alltag kennen.
  4. Setzen Sie immer einen Moderator ein, ob intern oder extern und setzen Sie ihm den „richtigen Hut“ auf. In der Vergangenheit haben wir uns oft den Hut des Technikexperten aufgesetzt. Dann kommen aber alle nur mit Problemen zu dir. Jetzt setzen wir uns immer den Hut des „Lösungs- und Entwicklungspartners“ auf, der den Mitarbeitern dabei hilft, die Veränderung mitzugestalten, damit es sowohl für die Mitarbeiter selbst als auch für das Unternehmen die optimale Lösung gibt.
  5. Beziehen Sie Mitarbeiter immer von Anfang an mit ein. Denn ein Projekt ist immer nur so erfolgreich, wie es von den Mitarbeitern akzeptiert wird. „Betroffene zu Beteiligten machen“ ist hier das Mittel der Wahl, um die Akzeptanz zu steigern und schnelle Veränderungen zu bewirken.

Sie haben Fragen?
Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02

Herzlichst
Ihr Sebastian Krampe

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Sebastian Krampe
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