Aus der Praxis: 25.000 € Fördermittelzuschuss für ein Metallbauunternehmen (Fallstudie 7)

Von: Sebastian Krampe, zertifizierter Fördermittelexperte der NEXT BUTLER GmbH

Ein Metallbauunternehmen wollte eine neue ERP-Software einführen und beauftragte NEXT BUTLER sowohl mit der Projektleitung der Softwareeinführung unter Einbindung aller Dienstleister als auch mit der Fördermittelberatung, -beantragung und -abwicklung. Ergebnis: über 80% Fördermittelzuschuss.

Was waren die Herausforderungen in diesem Projekt?

Ein Metallbauunternehmer hatte das Problem, dass die bisherige Software in die Jahre gekommen war und er schon lange eine neue ERP-Software einführen wollte. Das Thema lag schon monatelang auf seinem Tisch, wurde aber immer wieder aufgeschoben – auch, weil die Frage offen war, was denn so eine Software überhaupt kosten wird. Der Unternehmer hatte bereits zwei Anbieter angefragt. Der eine Software-Anbieter schickte ein Angebot, der andere lehnte ein Angebot mit der Begründung ab, dass ihm ein Angebot nicht möglich sei, weil die Anforderungen zu unklar formuliert waren. Der Unternehmer konnte aber bis zu diesem Zeitpunkt nicht genau sagen, was die Software genau leisten muss.

Wie sind wir vorgegangen?

Zunächst haben wir, wie so oft, einen Workshop mit dem Kunden durchgeführt und genau erarbeitet, was seine Wünsche sind und was tatsächlich wichtig ist. Unter anderem haben wir die folgenden Fragen geklärt:

  • „Welche Nutzungsvarianten gibt es: Kauf, Miete, Software as a Service (SaaS)?“
  • „Welche Nebenkosten entstehen, z.B. durch Installation und Anpassungen/Customizing?“
  • „Welche Fragen sind frühzeitig zu klären, für sich selbst und für den Anbieter?“
  • „Welche Anbindungen sind sinnvoll?“
  • „Wie wollen Sie heute in 5 Jahren arbeiten?“
  • „Wie sieht Ihr Tagesablauf dann aus?“
  • „Bei welchen Arbeiten unterstützt Euch dann die Technik/Software?“

Mit den Antworten auf diese und viele weitere Fragen haben wir die richtige Vorgehensweise erarbeitet, ein grobes Lastenheft entwickelt und den Kostenrahmen geschätzt. In der Gesamtplanung haben wir auch berücksichtigt, dass die neue ERP-Software sinnvollerweise erst im Winterhalbjahr implementiert werden sollte, da im Sommer das Hauptgeschäft alle Ressourcen unseres Kunden bindet.

NEXT BUTLER wurde nicht nur mit der Moderation/Koordination des Gesamtprojektes, der Einbindung der einzelnen Dienstleister und der Abstimmung aller Leistungen aufeinander beauftragt, sondern auch mit der Fördermittelberatung und -beantragung. Auch wenn das Projekt erst im Winterhalbjahr umgesetzt wurde, so beantragten wir umgehend den Digitalisierungsgutschein NRW als optimales Fördermittelprogramm für dieses Anliegen.

Was war das Ergebnis?

Die Software konnte durch den entsprechenden Vorlauf und eine solide Planung im Herbst/Winter erfolgreich eingeführt werden. Zum Projektbeginn lagen die Zuwendungsbescheide schon lange vor. Was für unseren Kunden ein Glücksfall war: Denn der entsprechende Fördermitteltopf war zu diesem Zeitpunkt bereits ausgeschöpft und mit anderen Fördermittelprogrammen wäre ein 80%iger Fördermittelzuschuss nicht annähernd möglich gewesen. So bekam unser Kunde am Ende 25.000 EUR von seiner Investition in Höhe von 30.000 EUR zurück.

Projektsteckbrief:

  • Förderfähige Projektinvestition: 31.250 EUR
  • Fördermittelprogramm: Digitalisierungsgutschein NRW
  • Fördersumme (Zuschuss), gesamt: 25.000 EUR
  • Förderanteil, gesamt: 80 %

O-Töne unseres Kunden:

  • „Ich hab nicht ansatzweise daran gedacht, dass die Einführung der Software so kleinteilig und komplex und mit so vielen Bereichen im Unternehmen sowie mit mehreren Dienstleistern verknüpft ist. „
  • „Es ist Klasse, dass es Sie gibt. Sie haben die Erfahrung mitgebracht, wussten genau, was da alles auf uns zukommt und haben auch an den ganzen Kleinkram gedacht.“
  • „Wir hatten gar nicht auf dem Plan, dass es überhaupt die Möglichkeit gibt, so viel Geld bezuschusst zu bekommen.“

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Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02

Herzlichst
Ihr Sebastian Krampe

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Sebastian Krampe
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