Warum manche Dienstleister Fördermitteln skeptisch gegenüberstehen und wie Sie das ändern können.

Von: Regina Krampe, zertifizierte Fördermittelexpertin der NEXT BUTLER GmbH

Im Unternehmeralltag erleben wir immer wieder, das Fördermittel ein streitbares Thema sind. Die einen lehnen sie ab und sehen darin „bürokratisches Teufelszeug“, die anderen nutzen sie gern als Hilfsmittel für Projekte, die sie sonst nicht stemmen wollten. Oft kommt es zwischen Unternehmer und seinen Dienstleistern zu Problemen, wenn Fördermittel ins Spiel kommen.

Die Ausgangssituation ist oft so oder so ähnlich: Ein Unternehmer denkt darüber nach, wie er sein Unternehmen strategisch voranbringen oder eine operative Aufgabe besser lösen kann. Dabei kommen ihm viele Ideen, z.B. von einem einfachen Anliegen wie „Der Server müsste mal getauscht werden, der macht es nicht mehr lange“ über „Meine Monteure wären viel effektiver, wenn sie mit Tablets ausstattet und alle Daten gleich vor Ort einpflegen könnten“ bis hin zu „Wir müssen dringend unsere Prozesse durchgängig digitalisieren, sonst verlieren wir den Anschluss“. Egal, was der konkrete Projektinhalt ist, er macht sich immer erstmal Gedanken über den Rahmen: Was brauche ich konkret? Was wird es wohl kosten? Was kann ich mir leisten? Wie geht es günstiger? Wie kann ich die Investitionskosten stemmen? Wie sieht es unterm Strich mit dem Kosten-/Nutzenverhältnis aus? etc. pp.

Um mehr Sicherheit zu bekommen, ruft der Unternehmer, nennen wir ihn Thomas Geber, bei seinem Systemhauspartner an und bittet um ein Angebot. Er schildert dort dem Mitarbeiter Markus Späth grob sein Anliegen.

Tauchen wir zum besseren Verständnis nun mal tiefer ein, was im Systemhaus nun so oder so ähnlich abläuft.

Markus Späth war gerade unterwegs, als Thomas Geber anrief und konnte sich keine Notizen machen. Da es gerade noch dringendere Aufgaben gibt, bleibt das Angebot erst mal liegen. Bis Herr Geber erneut anruft und nachfragt. Irgendwann läuten selbst bei Markus Späth die Alarmglocken und er geht zu seinem Chef Lutz Macher und sagt: „Herr Geber hat angerufen und wünscht ein Angebot.“

Lutz Macher fragt seinen Mitarbeiter: „Was braucht Herr Geber denn? Du warst doch neulich erst beim Kunden und hast jetzt mit ihm telefoniert.“ Markus Späth antwortet: „Ich weiß nicht genau, was er will. Er hat irgendwas von Terminalserver erzählt, aber auch von Cloudserver und bestehendem Server. Wahrscheinlich weiß er selbst nicht so genau, was er will.“ Chef Lutz Macher reagiert leicht genervt: „Wenn der Kunde wüsste, was er braucht, dann hätte er uns das schon längst gesagt und wir hätten nur eine Zahl dranschreiben müssen.“

Und die Uhr tickt… und tickt … und tickt… Und bei beiden stellt sich das Gefühl ein: „Wir können dem Kunden jetzt irgendwie ein Angebot schreiben. Aber das wird nicht dem entsprechen, was er wirklich braucht. Und im schlimmsten Fall gehen sie mit unserem  Angebot, von dem sie denken, dass es das beinhaltet, was sie brauchen, weil sie denken, dass wir genau wüssten, was sie brauchen, zu Mittbewerbern, holen sich dort andere Angebote ein, vergleichen dann Äpfel mit Birnen – und haben am Ende immer noch nicht das, was sie wirklich brauchen, da diese Frage noch nicht wirklich fundiert geklärt wurde.“

An dieser Stelle offenbaren sich gleich mehrere typische Probleme:

1. Problem: Der Kunde will eigentlich nur einen groben Kostenrahmen. Das Systemhaus hat aber verstanden, dass er ein detailliertes Angebot wünscht.
2. Problem: Die Aufgabenstellung ist nicht klar.
3. Problem: Mit der unklaren Aufgabenstellung wird nun oft ein Angebot zusammengestrickt und an den Kunden geschickt.
4. Problem: Der Kunde glaubt, dass er nun eine belastbaren Kostenrahmen hat und seine Anliegen umgesetzt werden. Beides ist aber nicht der Fall und führt zu gravierenden Folgeproblemen.

Die Zeit schreitet voran. Kunde Thomas Geber hört zwischenzeitlich von Fördermitteln für Digitalisierungsvorhaben (vom Verband, aus dem Internet, von Kollegen, …) Und möchte nun herausfinden, ob sie auch für sein Vorhaben gewährt werden.

Jetzt können verschiedene Player ins Spiel kommen: ein Berater vom Verband, ein Berater von der Wirtschaftsförderung, ein akkreditierter Berater von einem Förderprogramm oder ein unabhängiger Fördermittelexperte – mal mit mehr, mal mit weniger Sachverstand. Herr Geber ruft den unabhängigen Fördermittelexperten Michael Rampe an, der auch auf Digitalisierungsvorhaben spezialisiert ist und ihn ab sofort in allen Fördermittelfragen berät.

Systemhausmitarbeiter Markus Späth bekommt Wind davon, dass Unternehmer Thomas Geber mit dem Fördermittelexperten Michael Rampe über Fördermittel spricht. Im Kopf von Markus Späth spielt sich nun in etwa folgendes ab: „Ich in gerade völlig verunsichert. Jetzt spielt da noch jemand Drittes mit. Ich will nichts falsch machen und kein ungenaues Angebot abgeben. Ich brauch erstmal Informationen, was ich konkret anbieten soll. Was ist, wenn ich das Angebot wegen der Förderung immer wieder neu schreiben muss? Verzögert sich jetzt alles? Kann das überhaupt funktionieren, wenn sich da jemand vorschaltet? Was ist mit Gewährleistungsansprüchen? Nimmt mir hier einer was weg? Hab ich noch die Kontrolle? Wird am Ende was gemacht, was ich nicht verantworten kann? Sagt mir jetzt ein anderer, was ich tun soll? Müssen wir wegen der Fördermittelanforderungen jetzt irgendwas machen, was sonst gar nicht nötig wäre? Das geht doch alles gar nicht…“

Und mit diesen Aussagen und Befürchtungen kommt Systemhausmitarbeiter Markus Späth nun zu seinem Kunden Thomas Geber und verunsichert ihn nicht nur mit vielen Fragen, sondern boykottiert möglicherweise das Fördermittelprojekt – einfach aus seiner Unsicherheit und Angst heraus.

An dieser Stelle wollen wir aus dieser evtl. leicht überspitzten Situation aussteigen und uns den ursprünglichen Intentionen aller Beteiligten und den Lösungsoptionen zuwenden.

Worum geht es denn im Grunde?

Der Kunde hat ein Anliegen und braucht Dienstleister, die ihm seine Wünsche umsetzen, an einem Strang ziehen, ein erfolgreiches Projekt sicherstellen – und ihm im Idealfall helfen, seine Investitionskosten zu minimieren.

Wie würden wir als Digitalisierungsarchitekten und Fördermittelbeschaffer diese vertrackte Situation nun auflösen?

1. Schritt – Kennenlernen und Klären des Rollenverständnisses: Für eine optimale Zusammenarbeit ist es immer hilfreich, wenn sich alle Kern-Beteiligten kennenlernen, das Anliegen besprechen, ihren Aufgabenbereich bzw. ihr Rollenverständnis klären und die Abstimmungswege definieren. Nur so können Missverständnisse und „Grabenkämpfe“ vermieden und Vertrauen aufgebaut werden. Als NEXT BUTLER verstehen wir uns auch als Digitalisierungsarchitekt. Wir entwickeln gemeinsam mit den lokalen Partnern, ob Systemhaus, IT-Dienstleister oder Werbeagentur fundierte Digitalisierungskonzepte und sorgen von Anfang an dafür, alle förderfähigen Leistungen zu identifizieren. Die Umsetzung des Konzeptes obliegt auch weiterhin den Partnern vor Ort.
2. Schritt- Bedarfsanalyse: Gemeinsam mit dem Kunden und den lokalen Umsetzungspartnern ermitteln wir den genauen Bedarf, der sich aus dem konkreten Anliegen ergibt. Hier konzentrieren wir uns auf die Beschreibung der Ergebnisse, die der Unternehmer anstrebt.
3. Schritt – Lösungskonzept/Pflichtenheft: Erst im Lösungskonzept wird nun die genaue Lösung entwickelt, und definiert, welche/s Hardware, Software, Zubehör und  Dienstleistungen benötigt werden. Alle Anforderungen werden in einem Pflichtenheft genau beschrieben, so dass auch ein unbeteiligter Dritter darauf basierend ein Angebot erstellen könnte. Für das Fördermittelkonzept reicht eine grobe Kostenkalkulation aus. Die konkreten Angebote können später erstellt werden, wenn der Fördermittelantrag eingereicht ist und vom Fördermittelgeber geprüft wird.
4. Schritt – Fördermittelkonzept: Mit den klar definierten Projektzielen und dem groben Kostenrahmen erstellen wir nun das Fördermittelkonzept. Dazu schauen wir uns das Gesamtprojekt an, ermitteln die grundsätzlich geeigneten Fördermittelprogramme, zerlegen das Gesamtprojekt in förderfähige und nicht förderfähige Teilprojekte und wählen das optimale Fördermittelprogramm für jedes förderfähige Teilprojekt  aus.
5. Schritt – Fördermittelantrag: Jetzt wird das Fördermittelkonzept konkret umgesetzt und für alle förderfähigen Teilprojekte der Fördermittelantrag erstellt. Den Antrag einreichen kann der Kunde nun selbst. Wir empfehlen aber, dass wir das gleich mit übernehmen, weil es sonst auch noch an dieser Stelle zu formalen Fehlern kommen kann, z.B. weil der Kunde den Antrag nur elektronisch einreicht und vergisst, ihn auch noch per Post einzuschicken, wie es bei manchen Förderprogrammen gefordert wird. „Der Teufel steckt im Detail.“
6. Schritt – Projektumsetzung: Ist der Zuwendungsbescheid/die Bewilligung eingetroffen, kann das Projekt umgesetzt werden. Wenn der Kunde es eilig haben, kann auch ein „vorzeitiger Maßnahmebeginn“ beantragt werden. Wichtig ist, dass die Leistungen, die im Pflichtenheft definiert wurden, nun auch so erbracht und am Ende die Rechnungen entsprechend auch gestellt werden.
7. Schritt – Fördermittelabwicklung: Bei der Fördermittelabwicklung ist darauf zu achten, dass alle Leistungen den Intentionen des Fördermittelgebers entsprechend dokumentiert werden, um daraus den Verwendungsnachweis für den Fördermittelgeber zu erstellen und einzureichen. Dieser wird beim Fördermittelgeber gründlich geprüft. Und wenn es keine inhaltlichen oder formalen Fehler gibt, wird die Auszahlung bewilligt.
8. Schritt – Auszahlung des Zuschusses: Sicher einer der schönsten Momente ist, wenn nach Projektabschluss bis zu 80% der förderfähigen Investitionskosten erstattet werden und der Kunde so Spielraum für weitere Investitionen gewinnen.

Unsere Empfehlungen für Sie als Kunde:

1. Wenn Sie erste Projektideen für Digitalisierung haben, holen Sie sich einen unabhängigen Fördermittelberater, der Erfahrungen mit Digitalisierungsprojekten hat, dazu. Er hilft Ihnen dabei, verschiedene Blickwinkel einzunehmen, möglichst alle förderbaren Anliegen zu entdecken und von Anfang an den richtigen Rahmen zu setzen. Er ist der Übersetzer zwischen Ihren Intentionen und denen potenzieller Fördermittelgeber. Falls Sie erst später von Fördermitteln erfahren und diese grundsätzlich nutzen wollen, holen Sie dann möglichst schnell einen externen Fördermittelberater hinzu, um zumindest ab jetzt möglichst viele Teilprojekte noch fördern lassen zu können. Binden Sie immer auch Ihren Umsetzungspartner (Systemhaus, IT-Dienstleister, Agentur) frühzeitig mit ein.
2. Starten Sie immer mit einer genauen Bedarfsanalyse. Setzen Sie sich mit ihrem Umsetzungspartner des Vertrauens und dem Fördermittelexperten zusammen, schildern sie Ihr Anliegen, definieren Sie Ihre Ziele und beantworten Sie alle Fragen so gut sie können. Das Ergebnis fließt in ein konkretes Lösungskonzept und Pflichtenheft ein.
3. Lassen Sie sich auf Basis dieses Pflichtenheftes z.B. vom Systemhaus den Kostenrahmen schätzen und planen Sie bitte immer 20% Puffer mit ein. Konkrete Angebote können auch später noch angefordert werden.
4. Ist der Fördermittelexperte auch Digitalisierungsarchitekt, dann können Sie ihn auch mit der Konzeption der Gesamtlösung betrauen. Wenn Sie lokale Umsetzungspartnern vertrauen, so binden Sie diese bitte unbedingt mit ein. Für eine optimale Lösung werden alle mit ihren Kernkompetenzen gebraucht.

Unsere Empfehlungen für Systemhäuser, IT-Dienstleister und Agenturen:

1. Starten Sie immer mit einer genauen Bedarfsanalyse, die in ein Lösungskonzept mit Pflichtenheft münden sollte. Das sollte so genau sein, dass auch ein Mitbewerber darauf aufbauend ohne weitere Rückfragen eine Kostenkalkulation unterbreiten könnte. Denn nur dann, ist alles unmissverständlich geklärt und dokumentiert.
2. Erstellen Sie eine grobe Kalkulation als Kostenrahmen inklusive Sicherheitspuffer. Ein konkretes Angebot ist erst sehr viel später nötig. Es sollte sich dann aber im definierten Kostenrahmen bewegen.
3. Ein externer Fördermittelberater erweitert Ihre Optionen und erleichtert Kundenprojekte. Je früher er eingebunden wird, je besser ist es für den Projekterfolg. Bitte überlegen Sie daher, ob es nicht besser ist, wenn Sie von Anfang an mit Fördermitteloptionen auf Ihren Kunden zugehen und einen unabhängigen Fördermittelberater Ihres Vertrauens gleich mit einbeziehen. Ihr Kunde wird Sie viel leichter mit einem Projekt beauftragen, wenn Sie ihm in Aussicht stellen können, dass er bis zu 80% seiner Investitionskosten zurückerhalten kann.
4. Als Grundregel für Fördermittel gilt: Beratung und Konzeption werden meistens, Hardware hingegen selten gefördert.

Fazit: Bei NEXT BUTLER haben wir uns als Digitalisierungsarchitekten und Fördermittelbeschaffer spezialisiert. Genauso wie ein Architekt ein Haus konzipiert und bei der Umsetzung alle Gewerke vom Dachdecker bis zum Fliesenleger braucht, so konzipiert NEXT BUTLER Digitalisierungslösungen immer mit Blick auf einen möglichst hohen Fördermittelanteil und setzt bei der Umsetzung auf die vorhandenen lokalen Systemhauspartner, IT-Dienstleister und Agenturen.

Sie haben Fragen?
Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich gerne an: 02922 889 41 02.

Herzlichst
Ihre Regina Krampe

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Regina Krampe
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Telefon 02922 889 41 02
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